会议通知、签到、纪要、决议用契约锁电子签章高效签署，便捷办会
央国企、上市公司、高校等事业单位，快年底了各类董事会、股东大会、党委会、专题会、研讨会不断，电子签章的应用可以帮助有效应对会议全过程中各类文件签字盖章带来的麻烦。
传统会议用纸张传递、确认会议信息，不可避免的会出现反复打印、跑腿分发资料、快递邮寄签署会议文件的麻烦。如果材料一处变更，全部都要作废、重新打印。
有时会议纪要、记录等文件需要参会人共同签字，纸质文件常常在多人、多地之间来回传输，全部签完后才能收回归档。
契约锁电子签章支持集成接入OA、移动办公应用等各类软件，为组织会前、会中、会后所需的各类文件资料提供电子签名及电子盖章支持，实现会议资料自动起草、线上分发流转、移动签署、一键归档，推动无纸化办会。
会前
常规文件一键生成，通知、回执、授权、签到更便捷
会前会议组织人员直接在办公系统中借助契约锁的电子模板一键创建标准格式文件、自动生成线上签署流程，实现自动盖章、移动签署，简化常规会议文件盖章程序，通知、回执、授权、签到更加便捷合规。
· 会议通知及参会回执
自动盖章发布通知，线上签字反馈出席情况
过去：董事会、股东大会等重要会议，为了规范程序，组织人大多会提前发布盖有公章的会议通知，并逐个确认好股东及董事能否到场参会，全部沟通记录后才能统计确认，投入时间精力多。
现在：可以使用契约锁制定“会议通知及参会回执”文件模板和签署流程，打开内部办公系统录入参会人信息、发起一条会议通知流程就能将会议信息同步到契约锁，同步创建签字盖章流程。
内部自动盖章生成电子通知书，股东、董事等参会人手机查收消息通知，随时在会议回执上签名反馈参会情况，实现自动签发通知、自动完成参会回执收集、便捷又高效。
· 授权委托书
董事、授权人实名签字，高效授权代参会
在年末的董事会议中，如果董事会成员临时有事无法参加，需要委托他人代为参会、行使董事权，可以通过电子签章系统线上起草一份“电子授权委托书”，董事本人、授权代表手机端认证身份、在线添加电子签名，远程完成授权。
全程数据自动存证记录，确保董事本人签字、知情授权，办理程序更加合规可信，保障董事会程序合规、待签资料具有法律效力。
· 会议签到表
批量导入参会人信息、自动生成签到表、扫码即签
大型会议现场签到由于参会人多，常常出现扎堆签字、排队签字，秩序维护难。通过电子签章的应用几十人、上百人的大型会议，可以直接通过电子签章系统批量导入参会人信息，同时借助契约锁扫码签功能自动将电子签到表装入二维码，参会人现场扫一扫就能实名签字签到。
签署中，契约锁根据会议签到表多人无序签字特征，支持按照参会人姓名为每位参会人指定签署位置，帮助一键定位、自动添加签名，防止乱签字、签到便捷、表单规范。
会中
表决、投票线上实名开展，自动统计结果
董事会、股东会等会议开展中需要参会人现场表决、投票的环节，在电子签章的应用下可以在线生成实名投票表决流程，董事、股东实时通过手机就能提交投票意见和签字结果，实现自动分发、实时表决、自动统计结果，随时开展、不耽误会议时间，提升表决决策效率。
· 董事监事投票表决
实名提交表决意见，结果自动统计、不可篡改、抵赖
大型集团在会议中制定投资方案、财务预算方案或者进行重要人事任免等需要投票表决的，契约锁电子签章可以提供“在线添加表决意见、实名签署表决票”。
负责人将需要进行投票表决的议案名称录入系统，通过契约锁电子签章系统配置表决意见、指定签名位置，现场实时短信通知参会人，表决人只需进行简单的单选就能提交表决意见（同意、决绝、回避、弃权），省去手动签写的麻烦。
所有表决提交完成后，系统自动统计表决结果，省去人工汇总的麻烦；同时所有表决签署结果都是真实数字身份保障，签名结果可查验，确保投票可信、不可抵赖、不可篡改。
· 会议决议书
批量发送决议签署通知，线上签名、进度可查
对于重大事项决策需要会中同步签署“决议书”的情况，负责人可以直接将参会人信息批量导入系统中，为每位董事、监事或高层指定好签署位置，在电子模板的帮助下自动生成覆盖多人的决议书签署流程。
会中，参会人通过查收到的短信消息就能预览电子决议书内容，做好身份核验即可添加电子签名完成签署。省去一份文件在十多人之间来回传输签字的麻烦，实现自动流转、归档，无需人工干预，高效推进决议表决。
会后
记录、纪要批量发起签署，移动签名、自动保存
重大会议后需要通过会议记录、纪要记录会议情况，并且需要董事、股东、高层等参会人逐个签字后才能归档保存，电子签章的应用可以帮助实现批量发起签署、参会人移动签名、按需下载使用，让签署进度可知，让记录、纪要文件自动归档保存，提升会后资料管理效率。
记录、纪要批量发起签署，移动签名、自动保存
· 会议纪要/记录
批量发起签署，多人在线会签、自动归档
会后记录、纪要如果采用纸质文件线下签署，不可避免的要将文件通过快递寄往各地参会人处，有时可能需要经历多地辗转，时间周期跨度长。
通过电子签章的应用，负责人根据会议情况将整理好的纪要、记录等文件上传OA系统，批量导入参会人信息，在线为每个人指定签署位置，大家通过手机短信就能同步查收签署消息，文件按照签署顺序自动流转，推动多人在线会签。
同时，支持“一键退回”，或者签署“拒签”、“反对意见”等场景，实现“一人拒签，文件自动失效”，帮助灵活应对记录纪要与实际不符等签署场景。
不仅签署过程中可以直观查看签署进度，谁没签一查便知；还能在全部人员签字完成后自动完成归档、帮助长期保存，随时可以下载、查询使用。
总结
契约锁作为行业领先的电子签及印控平台服务商，可以联合各类管理软件围绕组织在会议全过程中的签署需求，提供集“会议文件起草、审批、认证、签署、存档”于一体的智能化服务。
帮助实现文件智能草拟、批量发起签署、在线分发签字、手机随时用印、一键自动归档，高效应对年末会议高峰期，让会议文件多人会签场景线上便捷开展，全面提升办公效率。
沪公网安备 31011202012092号