企业印章管控新模式：集中管控、分散使用

契约锁

2019-12-27 15:53:02

在长期的物理印章使用历程中，企业，特别是异地协同、多点生产的集团型企业逐渐演化出一套以“盖章”为核心的合同全生命周期管理流程：

1、合同内容起草流程：

分支机构业务人员与客户商谈后起草合同内容；

企业与客户双方合同条款细节磋商与细节修改；

2、内部申请盖章流程：

分支机构发起合同审批，企业内部各层级审批；

合同审批通过后发起印章使用流程流转至总部；

3、合同盖章归档流程：

总部审批确认盖章流程，合同原件寄送至总部；

总部审核内容一致性，盖章后回寄原件并归档。

但是，伴随技术不断发展，企业印章管控在“效率”和“安全”上冲突越来越明显

集团总部：

集中管章，纸质合同往返寄送，费时又费力；

放权使用，分支人员违规使用，事后难追责；

分支机构：

纸质文件由总部打印盖章后寄送，协同难成本高；

内容修订需重复操作审批与盖章，耗时长效率低；

集团性企业的印章管控怎么才能安全又快捷？

结合企业印章管控协同、高效、安全等多方面的要求，契约锁提供电子签约及印控一体化解决方案，以电子化签约和一体化印控为实现手段，实现总部管章与分部用章高度协同，满足印章与合同管理需求。

一、电子签约及印控一体化方案亮点

考虑到当前国内电子合同产品模式同质化明显，而各个企业印章管控需求有所差异，能够覆盖企业不同发展阶段、不同印章使用场景至关重要。

1、印控一体化，总部与分部协同高效

以总部与分部以印章管控为核心，实现印章轻松管、快捷用。

集团总部：

通过印控中心，统一管理所有印章，实现统一管理集团内部所有的电子印章与物理印章；

通过电子签章，全程在线签约管理，提供统一的电子签章平台实现集团对内对外全程电子化签署，告别繁琐的纸质合同。

分子公司：

配备防伪打印仪，输出防伪纸质文件，经总部电子用印后的文件，可在分子公司实现纸质防伪输出，确保电子文件打印安全；

配备智能印控仪，安全管理实体印章，分子公司实体印章可“锁”进印控仪，授权后才可智能解锁，保障分子公司用印安全。

应用亮点：改善物理印章模式下总部与分部印章管控割裂、孤立的状况，实现企业内部印章管控有机统一。

2、签约电子化，用章、管章安全快捷

化解物理印章使用模式中效率管控与风险控制两难全的尴尬，构建统一、高效、防伪、安全的合同全生命周期在线管理模式。

统一：一个平台即可管理集团所有印章

通过印控中心，集团可统一管理旗下所有分子公司的用印授权和用印审批过程，实现印章集中管理、分级授权，全自动化用印！

高效：告别纸质合同，全程电子化签署

通过电子签章，集团所有用户只需线上申请用印，授权后即可加盖具有法律效力的电子印章，无需打印、快递、归档等繁琐过程。

防伪：防篡改，远程输出防伪纸质文件

通过防伪打印，集团总部可对盖有电子章的文件与异地分子公司安全、快捷，远程输出具备防伪能力的纸质文件。

安全：物理印章可控，分部印章智能管

通过智能印控仪，集团总部可统一授权、指挥、监控下属所有分支机构的物理印章，保障每一枚印章的安全。

二、电子签约及印控一体化价值总结

当前，签约电子化以其高效率、低成本成为众多企业改善业务流程的选择；随着用户心智的成熟以及印章管控需求和产品的相互促进，更加精细化、场景化的印章管控体系正在逐渐形成。

笔者认为，在这样的市场背景之下，企业（特别是多点生产、异地协同要求高的企业）根据自身业务需求优化印章管控方式将是一个循序渐进、阶段部署的过程。

因而，以电子印章改善签约流程，借智能印控、防伪打印等辅助手段实现印章、人员、合同多维度管控的一体化方案，将助力企业印章管控实现集权与分权统一、效率与风控兼顾。