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企业印章管理需谨慎,谨防4大用章“雷区”
作者:契约锁 1548644625000

企业印章,尤其是公章,是企业日常经营中不可或缺的重要物件。在长期的印章使用过程中,企业或疏于印章管理制度建设,或缺乏印章使用常识,常陷入不必要的印章安全隐患与合同纠纷中。笔者就企业印章管理常见“雷区”,与契约锁产品研发团队深入了解,现整理如下,以供企业参考:

雷区1:以假乱真,蓄意使用“萝卜章”

随着制章水平的提升,印章制假乱象也随之滋生。

印章制假行为有以下两点特征:

其一,印章制假成本低,只要有物理印章外观即可快速复制模仿;

其二,印章制假并使用,事后还原与追溯制假过程、限定权责难。

也正因此,印章制假行为一度成为企业被动陷入安全隐患与合同纠纷的重要诱因。而同时,部分企业也“看中”制假行为“成本低、追责难”的特点,故意在某些特定的签约场景中使用假章。当合约产生纠纷时便以“假章签约无效”为由,拒绝履约。

事实上,企业蓄意使用假章也需承担法律责任。根据《刑法》第280条第一款:“伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、印章的,处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利;情节严重的,处三年以上十年以下有期徒刑。”

综上,企业经营应当以合法合规为底线,印章使用与管理不仅要“知其然,知其所以然”,还要“有所为,有所不为”。

雷区2:心存侥幸,已注销的公章还在用

根据《公司法》相关规定,依法设立的企业在注销后,其印章应由制章单位回收,若无制章单位则由股东自行销毁。但在实际操作中,仍有部分企业心存侥幸,在公司已经注销的情况下,继续使用原公司抬头的公章、业务章等签约、经营。

那么,已注销的公章继续使用会有什么后果呢?笔者针对此问题做简单了解:

如果企业无关人员使用,例如公章被盗取,则涉及违法行为,该合同无效;该使用公章的人可能构成合同诈骗,由印章使用人承担相应法律责任;

但是,如果是原企业关联人使用印章,并且,合同的相对方作为善意第三方并不知道该公章已注销,那么其有理由相信该人能代表该公司。且,即使该公章真的注销,签订的合同也依然有效,则无论签订的条约如何,公司必须承担履约责任。

可见,不仅日常经营中需要妥善保管印章,已经注销的印章同样需要依法注销与管理。

雷区3:暗度陈仓,滥用公告声明,公章想刻就刻

这一点常见于企业股权转让纠纷中。

案例:赵某将标的公司的股权100%转让给李某,并于2018年3月1日完成股权变更登记,法定代表人也已变更为李某。但是,由于股权尾款未结清,赵某拒绝交付公司公章等资料。

李某因一直无法取得公司公章,遂凭营业执照和法定代表人身份证明到报社去刊登公告,称公章不慎“遗失”,声明该公章作废,并凭借登报声明和其他资料到工商行政主管部门重新刻制了公章。赵某得知后,向公安部门举报其伪造公章。

案例解析:根据各地出台的《印章刻制治安管理办法》,对公章的刻制和更换包括重新刻制的条件均有明确规定,例如:

《上海市印章刻制业治安管理办法》第14条第一款规定:公司可以营业执照和法定代表人的身份证明到工商行政主管部门窗口申请刻制公章;

第17条规定:公章遗失或者被盗的,应当在市级公开发行的报刊进行登报声明作废,凭登报声明原件并根据第14条的要求申请重新刻制。

故,案例中李某在股权转让纠纷中想要不诉讼取得公章,就需要登报声明公章作废,而登报声明又需满足“遗失”或“被盗”的条件。如果假借“遗失”或“被盗”的名义予以公告,不仅登报声明作废,而且还将面临行政处罚。

因此,滥用公告声明“印章遗失”不仅行不通,还要遭受行政处罚等法律责任,同样是企业印章管理中不可取的手段。

雷区4:流程错乱,文件盖章、归档秩序不规范

企业除了在日常的商务签约流程中常出现印章管理“踩坑”的情况外,在文件归档环节也存在“误区”。

随着办公自动化逐步推广,很多企业平时工作中常通过电子文档进行公务活动,到年终或定期将电子文档转化为纸质文档,统一补盖印章后归档保存。甚至有些单位将未盖章的电子文件转为纸质文档保存,等到使用时,例如进行法律诉讼需提供具有法律效力的档案时,再去补盖企业公章。

这样的做法,不仅完全违背文件归档过程中直接形成原始历史记录的本质属性,甚至还可以说这样的盖章与归档行为是“造假”(因为归档时的文件已经是签署完毕且已生效的文件,不能再补盖印章)。

那么,企业怎样才能在印章管理过程中少“踩雷”、直至不“踩雷”呢?

契约锁表示,提升企业印章管理效率与风控能力不仅是企业的需求,也是契约锁产品团队始终如一的核心目标。

在传统的企业印章管理模式中,从文件审批、盖章到归档,乃至印章的保管,流程繁复、参与者众多;加之企业印章管理还存在认知误区、管理盲区等,想要依靠人为管控很难实现真正意义上的印章管理安全与高效。

由此,以“简化流程、减少人为参与、固定权限”为手段的电子印章使用与管理模式为企业印章管理提供新选择:

实现1:借助电子印章真伪实时可鉴定、过程随时可追溯、权限随时可监控的特性,不仅规避企业内部印章偷盗使用、越权使用或印章制假等违规、违法行为;有效约束合同双方、维护合法权益;

实现2:借助后台配置人员权限、印章种类、文件类型等要素,固化企业内部每一条印章使用流程的参与要素,进度可跟进、过程可追溯、权限可控制,最大限度减少印章管理流程中的人为干扰;

实现3:智能印控防伪打印等硬件设备和电子印章管理软件系统相互配合,实现企业印章使用、文件归档流程全生命周期管控一体化、全程在线化闭环,保障纸质文件与电子文件法律有效性。

 

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