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制造行业电子化签约及印控一体化解决方案
作者:契约锁 1547001607000

生产制造型企业为了在生产、营销环节降低成本、提升效率,经营模式上常有如下特征:

• 原料导向,多点协同生产:为提升原料供给效率、降低成本,企业常以原料产地为坐标就近建厂。

• 供货优先,构建营销网络:构建营销分支、布局经销商网点,消费者就近提货、提升产品营销力。

随着生产、营销版图不断扩大,以多点生产、远程协作为运营特征的生产制造型企业在签约环节亟待改善:

• 远程协作受限,企业授权滞后:工厂采购签约、订单付款,经销商签约合作、目标制定,需企业总部盖章与授权,重要文件需线下寄送企业总部盖章归档,协同难、效率低;

• 异地运营难管,风险隐患难控:工厂与经销商多点分散,线下签约过程难于管控;采购与营销协议数量大,增加企业总部核验审计难度,风险隐患防范难度大;

• 生产营销孤立,流程缺乏体系:生产、营销数据分散,业务流程闭环缺失,数据汇总、协议归档耗时耗力,管理成本高;

契约锁电子签约及印控一体化解决方案,围绕生产制造型企业“管理”与“服务”两大核心,以签约在线化、管控集权化为手段,实现一个平台管控、两大业务共享:

一个平台管控:

搭建一体化的电子签约与印章管控平台,将分支机构的印章与合同纳入企业总部统一管控,实现总部管控有序;支持App移动化面签,确保异地业务人员签约顺畅;实现物理章与电子章统一审计,“用章”与“管章”兼顾。

两大业务共享:

实现生产采购与营销合作两大业务签约管控流程个性化设定。将各地分支机构或部门印章、协议关联共享,业务数据汇总精准、为阶段性生产与营销策略制定提供依据。

电子签约及印控一体化实施亮点

1、移动化、当面签,签约即是归档

针对业务人员签约过程需面谈沟通的情况,签约在线化、移动化十分必要。方案以独立的App面签形式帮助实现异地业务人员与总部沟通互联及时、签约协同高效。

1)移动化、场景化,移动签约:

由企业总部为异地业务人员开设账号并设定签约流程。业务人员与合作方面谈沟通,确认协议条款、制定营销目标与计划后,即可通过移动App快速发起签约流程。

2)线下谈、线上签,互信协同:

• 发起方(业务人员):根据已设定的签约流程,发起方只需填写少量信息(如签署方姓名、联系方式)即可发起签约,并由对方确认、签署。

• 签署方(经销商或供应商):签署方通过业务员的移动设备完成实名认证、在线签署。

签约完成后,签署方可通过手机短信等方式查收已签约协议,免去纸质协议签约后线下寄送、盖章、归档等流程。

应用亮点:移动化、电子化,缩短签约周期,提升效率;线下沟通,协同高效,促进经销商与企业互信体制。

2、签约流程设定,业务精准高效

方案实施前,异地业务人员签署纸质协议后,统一寄送至公司总部盖章、归档。受限于时间、区域等因素,纸质协议签署形式在效率与成本上的不足越发明显。

方案实施后,借助电子化签约流程与权限管控,企业可实现签约流程在线化、自定义,进而实现生产采购与营销等业务环节签约提速;企业总部风险控制与成本控制统一。

1)固定印章类型:总部人员根据业务签署实际需要,设定不同业务类型专用的签约流程,指定使用某一物理印章或电子印章,实现专属流程、专属用章,规避用章审计漏洞。

2)设定用章流程:流程设定时,企业管理人员根据流程中不同参与主体角色不同赋予权限,实现总部对业务部门签约与用章过程全面管控。

• 选填流程主体:选填对应业务人员作为协议发起人、协议查看人,非业务相关人员无权发起流程或查看协议;

• 固定签约过程:电子签约流程中用章类型、用章身份、协议编号、签约时效等给予固定,签约流程规范有序;

• 管控协议内容:可在流程中设定协议标准模板,提升签约效率;对于采购计划、营销目标制定等需个性化编辑的情况,支持可编辑模板,规范签约内容的同时满足编辑需要。

应用亮点:提供企业对签约流程整体管控能力,用章有人管、流程有人控、结果有人审。

3、印章权限管控,用印审计统一

契约锁为用户提供物理印章与电子印章一体化管控平台,实现异地用章效率与总部审计效率“两手抓”。借印章管控仪实现物理印章使用流程在线化管控,物理印章使用需授权、用印次数可受控、使用过程可追溯、盖章合同可回传。

应用亮点:实现异地线下盖章及时、总部线上审计高效。

电子签约及印控一体化应用价值

优化企业风控能力:签约电子化方案实现企业对异地分支机构签约、用章流程个性化设置,对流程每一个关键节点给予管控;总部收归印章管理权,用章管章”收而不僵“、异地业务部门生产运营、协同办公灵活自主。

改善业务运营效率:以在线化、移动化的面签形式提升集企业签约管理与整体运营效率;保留业务部门与合作方线下商谈签约模式,企业与生产营销合作方建立合作简单快捷、营销目标订立安全高效。

促进营销管理科学:强调企业对异地业务部门印章与合同数据的管控,关注每一个子公司或分支部门动向、每一个签约或印章流程;实现签约动向实时有响应、事事有凭据,促进企业业务部门数据共享,以生产营销数据反哺阶段性的生产营销策略。

 

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