高校档案馆引入契约锁电子签章，推动档案移交、归档电子签

“档案”管理是高校重要的基础工作之一，据《高等学校档案管理办法》规定，高校每年要对学生、教学、人事、行政、党群、科研、设备等近十种档案材料及时归档，随着档案管理信息化推进，越来越多高校开始引入电子签章，推动档案移交、归档全面数字化转型。

>>> 契约锁电子签章系统开放集成高校档案管理系统、校务管理系统，为校内档案文件移交、归档工作提供合法有效的电子签名、电子印章服务。无论是电子档案还是纸质档案都能通过流程发起归档审批，归档员在线签字、盖章，全面提升高校档案移交、归档效率。

（电子档案、纸质档案在线签署归档场景）

高校档案归档电子签署应用效果

过去

• 所有档案必须以纸质形式上报档案馆

• 文件归档需归档员手动签字盖章，效率低、文件容易丢

• 开学季、毕业季学生档案数量多，归档员签署压力大

• 校务系统中的成绩单、登记表等文件必须打印后送往档案馆签署归档

• 纸质档案需要扫描上传档案系统

现在

• 1条流程几分钟驱动档案签署、归档

• 档案周转无需人工报送，在线上传、签署、归档

• 确保所有归档都是归档员本人操作，防止机密档案泄露

• 档案归档高峰期，上千份文件一键批量签署，无需手动签字、盖章

• 电子档案线上移交，无需打印

多种工具支持助力高校安全、高效归档

千份文件批量签署：契约锁提供批量签署服务，归档环节的档案文件统一汇总，归档员一键批量添加电子签名，系统自动加盖归档专用章，将归档员从机械化的签署工作中解放出来。

文件规格智能转换：高校对于归档档案规格都有严格要求，业务人员必须按要求调整才能审批归档，为了提升文件规格转换效率，可以在契约锁智能选择A3、A4等规格样式，自动调整。

可信数字身份认证：高校内部各类学生、教学、人事以及科研档案都有严格的机密管理规定，为了防止归档环节出现代签、泄露信息等现象，可以借助契约锁认证档员真实身份，确保本人签署。

核心签署场景展示

档案移交申请、归档签署更高效

1、“档案归档环节”签署

高校档案需要归档员签名并加盖档案馆归档专用章才能完成归档。过去，所有档案必须以既定规格的纸质文件上报档案馆，线下签字盖章后扫描上传档案管理系统归档。效率低、成本高、档案堆积易丢失。

到了入学季、毕业季各类信息登记表、证明文件数量多，不仅下载、打印成本高，档案馆签署效率也跟不上。

>>> 现在：

1）纸质档案归档：

契约锁支持无缝集成高校档案管理系统或者校务系统，围绕高校现有的电子档案和纸质档案归档提供便捷在线签署支持。

纸质档案无需送往档案馆，直接扫描上传电子签章系统，选择所需的A3、A4等规格样式，指定签名及盖章位置，平台自动完成盖章，归档员在线核实身份电子签名，档案自动归档。

（纸质档案归档电子签场景）

2）电子档案归档：

校务系统中的电子档案无需打印输出纸质文件，通过校务、档案以及电子签章系统互联互通，自动通过流程驱动流转、盖章、归档。

（电子档案归档电子签场景）

例如：

（在线加盖档案馆归档专用章）

2、档案移交表单签署：

根据管理要求，高校内各部门、院系需定期向档案馆移交档案，移交过程中同步提交的移交登记表、移交清单必须按照档案馆要求统一格式，期间涉及移交人、移交单位、接收人、接收单位等多方签署，线下签署程序多、周期长，档案移交工作复杂化。

>>> 现在：

通过对接校务管理系统帮助实现移交登记表、清单在线制作、多方依次电子签署。

档案移交部门在校务系统调用电子模板一键生成标准文件样式，无需手动下载、制作，快速发起线上签署流程，移交单位、接收单位相关人员在线签字、盖章，高效完成对接。

（移交登记表在线签署）

（移交清单电子签名）

总结

随着高校数字化转型进程的推进，各大院校对档案管理的要求也越来越高，电子签章帮助高校解决档案移交、归档环节的线上签署难题，是高校档案数字化转型必不可少的一环。

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